Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6 июнь 2017 .
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.
В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.
Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя - ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.
Какие документы можно уничтожить?
Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием - сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.
Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2017 году:
|
Год завершения в делопроизводстве |
Срок хранения |
Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).
Экспертная комиссия: состав и функции
ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем - либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится - сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.
1 Не приводится.
ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» - должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.
Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия - собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.
Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, - организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.
В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.
Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:
Начальника отдела кадров;
Главного бухгалтера;
Начальника юридического отдела;
Должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого - оценить документы по основной деятельности организации.
Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).
Если экспертиза ценности проводится впервые
Первая экспертиза ценности - мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.
■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.
На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.
■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.
Первое, с чего начинают наводить порядок, - разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет - придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.
■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.
■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых - в акте о выделении документов к уничтожению.
■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.
■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.
Процесс уничтожения документов
Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее - только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.
Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации . Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.
С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса - проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.
Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.
Акт об уничтожении документов
Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом - актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).
Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая - информирует о том, как именно были уничтожены документы.
Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.
Первая часть акта: правила оформления
1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.
2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.
3. Акт утверждает генеральный директор.
4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.
5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.
Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.
Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).
В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.
Опись, как уже говорилось, - основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой - порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы - вносить в них пока нечего.
Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.
В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).
Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).
7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.
Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов - процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.
Вторая часть акта: особенности оформления
В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.
Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.
Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц - членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя.
Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. Отметка «Изменения в учетные документы внесены» означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).
Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.
Если экспертной комиссии нет
Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.
Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.
Резюме
1. Уничтожению подлежат документы:
б) прошедшие оценку экспертной комиссии.
2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.
3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику.
4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей. В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.
5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно. С каждым потенциальным членом комиссии следует общаться отдельно, а в остальном действовать так же, как если бы ЭК существовала.
Распоряжение Главархива МО от 05.05.2011 N 25-р
В соответствии с распоряжением Главного архивного управления Московской области от 21.03.2011 N 14-р "Об экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области":
Утвердить прилагаемое Положение об экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области.
Начальник Главного управления П.М. Петров
Утверждено распоряжением Главного архивного управления Московской области от 5 мая 2011 г. N 25-р
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ ГЛАВНОГО АРХИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Экспертно-проверочная комиссия Главного архивного управления Московской области (далее - ЭПК) является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Московской области, а также с определением в его составе особо ценных и уникальных документов.
1.2. В своей деятельности ЭПК руководствуется Законом Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области", Положением о Главном архивном управлении Московской области, приказами начальника Главного архивного управления Московской области, решениями ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве, настоящим Положением.
1.3. Решения ЭПК, принятые в пределах ее компетенции, утверждаются начальником Главного архивного управления Московской области, после чего вступают в силу и являются обязательными для исполнения архивными учреждениями, другими организациями Московской области.
ЭПК самостоятельно принимает решения, связанные с определением сроков хранения архивных документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел.
1.4. Состав ЭПК утверждается начальником Главного архивного управления Московской области. В состав ЭПК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены ЭПК из числа специалистов Главного архивного управления Московской области, государственных архивов Московской области, представителей органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Московской области, научных, учебных и других организаций.
2. Основные задачи и функции ЭПК
2.1. Основными задачами ЭПК являются:
2.1.1. Определение состава источников комплектования государственных и муниципальных архивов, видов и состава документов, относящихся к Архивному фонду Московской области и подлежащих приему на хранение в архивы.
2.1.2. Рассмотрение вопросов формирования и оптимизации состава документов Архивного фонда Московской области, принятие решений по научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов, архивов организаций.
2.1.3. Осуществление научно-методического руководства деятельностью экспертных комиссий (ЦЭК, ЭК) государственных и муниципальных архивов, организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов.
2.1.4. Рассмотрение проблемных вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.
2.1.5. Рассмотрение результатов работы государственных и муниципальных архивов по выявлению в составе Архивного фонда Московской области уникальных документов.
2.2. В соответствии с возложенными на нее задачами ЭПК рассматривает представленные документы и принимает решения:
2.2.1. Об утверждении:
2.2.1.1. Сводного списка организаций (физических лиц) - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Московской области, а также изменений и дополнений к нему.
2.2.1.2. Описей дел постоянного хранения организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Московской области.
2.2.1.3. Примерных и типовых номенклатур дел организаций - источников комплектования государственных архивов Московской области.
2.2.1.4. Актов о выделении к уничтожению документов, находящихся в государственных, муниципальных архивах.
2.2.1.5. Переработанных описей дел постоянного срока хранения, находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах Московской области.
2.2.1.6. Перечней и описей особо ценных и уникальных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, описей особо ценных дел, представляемых организациями - источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Московской области.
2.2.1.7. Описей дел постоянного хранения, составленных в государственных и муниципальных архивах Московской области.
2.2.2. О согласовании:
2.2.2.1. Списков учреждений (физических лиц) - источников комплектования государственных и муниципальных архивов, изменений и дополнений к спискам.
2.2.2.2. Описей дел по личному составу и долговременного хранения организаций.
2.2.2.3. Инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Московской области.
2.2.2.4. Переработанных описей дел по личному составу, находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах Московской области.
2.2.2.5. Актов об утрате, о неисправимом повреждении документов в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Московской области.
2.2.2.6. Актов о выделении к уничтожению документов из организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Московской области.
2.2.2.7. Актов описания архивных документов, переработки описей.
2.2.2.8. Примерных, типовых номенклатур дел и номенклатур дел организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Московской области.
2.2.2.9. Заключений о целесообразности переработки описей дел постоянного срока хранения и по личному составу, находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах Московской области.
2.2.2.10. Порядка ведения и передачи уполномоченным органом местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) на постоянное хранение в муниципальный архив Московской области.
2.2.2.11. Образца книги регистрации надмогильных сооружений (надгробий), порядка ее ведения и подготовки для постоянного хранения.
2.2.3. Об одобрении:
2.2.3.1. Проектов методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов, архивов организаций, организации документов в делопроизводстве, разработанных государственными и муниципальными архивами, организациями - источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.
2.2.3.2. Предложений органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов, организаций Московской области по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов, архивов организаций, организации документов в делопроизводстве, по определению сроков хранения архивных документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения, сроков временного хранения документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов.
2.2.3.3. Заключений о необходимости приобретения документов в собственность Московской области для их последующего государственного хранения.
2.2.3.4. Докладов и отчетов о работе экспертных комиссий (ЦЭК, ЭК) исполнительных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Московской области.
2.2.1. О целесообразности разработки (переработки) нормативных документов и методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов, архивов организаций, организации документов в делопроизводстве, по определению сроков хранения архивных документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения, сроков временного хранения документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов.
2.2.2. По решению спорных вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов, архивов организаций, возникающих при отборе и подготовке к передаче на хранение документов Архивного фонда Московской области.
2.2.3. По докладам и отчетам о работе экспертных комиссий (ЦЭК, ЭК) исполнительных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Московской области.
3. Права ЭПК
3.1. Требовать от государственных, муниципальных архивов, архивов организаций соблюдения действующих правил по вопросам экспертизы ценности и организации документов в делопроизводстве, запрашивать в необходимых случаях акты о выделении документов к уничтожению.
3.2. Ставить перед руководством Главного архивного управления Московской области вопрос о привлечении к ответственности лиц, виновных в нарушении правил хранения, комплектования, учета и использования документов.
3.3. Запрашивать предложения организаций по методическим и практическим вопросам отбора документов на хранение и к уничтожению, а также протоколы заседаний, материалы к ним и информацию о деятельности экспертных комиссий (ЦЭК, ЭК) органов государственной власти и местного самоуправления Московской области.
3.4. Информировать руководителей исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления Московской области, организаций о деятельности их экспертных комиссий (ЦЭК, ЭК) и ЭПК.
3.5. Рекомендовать государственным, муниципальным архивам, органам государственной власти, органам местного самоуправления Московской области, организациям принятие мер по розыску недостающих дел (документов) постоянного хранения и по личному составу, запрашивать письменные объяснения руководителей о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов.
3.6. Председатель ЭПК руководит ее деятельностью и несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПК задач. Председателю ЭПК предоставляется право приглашать на заседания комиссии и привлекать к подготовке отдельных вопросов, подлежащих рассмотрению на ЭПК, специалистов государственных, муниципальных архивов, органов государственной власти, органов местного самоуправления Московской области, других организаций в качестве экспертов и консультантов.
3.7. Секретарю ЭПК предоставляется право требовать от исполнителей соблюдения Регламента работы ЭПК.
4. Организация работы экспертно-проверочной комиссии
4.1. Председателем ЭПК является первый заместитель начальника Главного архивного управления Московской области. Председатель ЭПК осуществляет общее руководство деятельностью ЭПК, председательствует на заседаниях ЭПК, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПК задач.
4.2. Секретарь ЭПК назначается из числа сотрудников структурных подразделений Главного архивного управления Московской области, обеспечивающих подготовку вопросов для рассмотрения ЭПК.
4.3. Организация работы экспертно-проверочной комиссии осуществляется в соответствии с административными регламентами исполнения государственных функций Главного архивного управления Московской области и настоящим Положением.
4.4. Работа в ЭПК сотрудников Главного архивного управления Московской области и государственных архивов Московской области предусматривается в планах работы и дополнительной оплате не подлежит.
Оплата работы экспертов, не являющихся сотрудниками архивных органов и учреждений, может производиться по договорам.
4.5. ЭПК организует свою работу на плановой основе. Проект годового плана работы ЭПК согласовывается со структурными подразделениями Главного архивного управления Московской области. Секретарь ЭПК организует работу по разработке проекта плана ЭПК на год и представляет его на утверждение председателю ЭПК не позднее 1 декабря года, предшествующего очередному. Секретарь комиссии ежеквартально информирует ЭПК о выполнении годового плана работы.
4.6. Заседания ЭПК проводятся не реже 1 раза в месяц. Заседание считается правомочным, если на нем присутствует более половины состава ЭПК.
4.7. Документы (пункт 2.2 настоящего Положения) представляются секретарю ЭПК с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или его заместителем (гражданином - для физических лиц), и заключением руководителя муниципального архива или уполномоченного сотрудника государственного архива Московской области о качестве представляемых на ЭПК документов.
4.8. Основанием для отказа в рассмотрении представленных документов по существу является оформление представленных документов с нарушениями требований ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, N 9059).
4.9. Рассмотрение представленных документов по существу осуществляется в течение 30 дней со дня поступления документов в Главное архивное управление Московской области.
4.10. Исполнителя из состава членов ЭПК, сотрудников Главного архивного управления Московской области и государственных архивов Московской области, отвечающего за подготовку вопроса на заседание ЭПК, а также привлекаемых экспертов из организаций определяет председатель ЭПК.
4.11. Проект повестки дня предстоящего заседания формируется секретарем ЭПК и представляется на утверждение председателю ЭПК не позднее чем за 5 рабочих дней до заседания.
4.12. Проекты решений ЭПК доводятся до сведения членов ЭПК и обсуждаются на ее заседании, после чего происходит голосование по принимаемому решению. Решения ЭПК принимаются по каждому рассматриваемому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК.
Особые мнения членов ЭПК отражаются в протоколе и прилагаются к нему в письменном виде.
4.13. Время для докладов на заседаниях ЭПК предоставляется до 15 минут, для содокладов - до 10 минут, для выступлений - до 5 мин.
4.14. Секретарь ЭПК не позднее 10 рабочих дней после проведения очередного заседания ЭПК оформляет протокол заседания, выписки из протокола заседания и представляет их на подпись председателю ЭПК.
4.15. Подписанный председателем ЭПК и секретарем ЭПК протокол утверждается начальником Главного архивного управления Московской области.
4.16. Вид контроля и сроки представления информации (если она необходима) о выполнении решений ЭПК, как правило, определены в тексте решения, в случае их отсутствия - устанавливаются председателем ЭПК.
4.17. Снятие с контроля решений ЭПК осуществляется председателем ЭПК по информации секретаря ЭПК. Контрольные карточки снятых с контроля решений и документов с соответствующими пометками концентрируются в контрольно-справочной картотеке ЭПК.
4.18. Секретарь ЭПК организует учет и оперативный контроль за выполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, принимает необходимые меры по предупреждению нарушения сроков исполнения поступивших документов.
- Распоряжение Главархива МО от 10.11.2014 N 153-р О внесении изменений в распоряжение Главного архивного управления Московской области от 29.09.2014 N 136-р "О внесении изменений в распоряжение Главного архивного управления Московской области от 26.12.2013 N 135-р "Об утверждении государственных заданий на оказание государственной услуги (выполнение работ) государственным учреждениям Московской области, находящимся в ведении Главного архивного управления Московской области, на 2014 год
- Распоряжение Главархива МО от 29.09.2014 N 136-р О внесении изменений в распоряжение Главного архивного управления Московской области от 26.12.2013 N 135-р "Об утверждении государственных заданий на оказание государственной услуги (выполнение работ) государственным учреждениям Московской области, находящимся в ведении Главного архивного управления Московской области, на 2014 год"
- Распоряжение Главархива МО от 03.10.2013 N 103-р О внесении изменений в распоряжение Главного архивного управления Московской области от 06.12.2012 N 81-р "Об утверждении государственных заданий на оказание государственной услуги (выполнение работ) государственным учреждениям Московской области, находящимся в ведении Главного архивного управления Московской области, на 2013 год"
- Распоряжение Главархива МО от 25.04.2012 N 26-р О внесении изменений в распоряжение Главного архивного управления Московской области от 27.01.2012 N 4-р "О Порядке взаимодействия Главного архивного управления Московской области с уполномоченными органами местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Московской области при предоставлении межбюджетных трансфертов в 2012 году"
- Распоряжение Главархива МО от 11.08.2011 N 38-р Об утверждении Программы участия государственных гражданских служащих Московской области Главного архивного управления Московской области в лекционной и консультационной работе по пропаганде правовых знаний по вопросам архивного дела на 2011 год
- Распоряжение ГКУ МО от 26.08.2014 N 13-Р О признании утратившими силу распоряжения Главного контрольного управления Московской области от 24.08.2011 N 27 "Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по предоставлению пользователям информации из государственных ресурсов и информационных систем Московской области, находящихся в ведении Главного контрольного управления Московской области" и пунктов 1-3 распоряжения Главного контрольного управления Московской области от 12.03.2013 N 5 "Об утверждении Административных регламентов Главного контрольного управления Московской области исполнения государственных функций"
- Распоряжение Главархива МО от 26.07.2011 N 33-р О внесении изменения в распоряжение Главного архивного управления Московской области от 18.02.2011 N 9-р "Об утверждении Перечня работ и услуг, расходы на которые могут осуществляться за счет субвенций из бюджета Московской области на обеспечение переданных муниципальным районам и городским округам Московской области государственных полномочий по временному хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Московской области и временно хранящихся в муниципальных архивах, на 2011 год"
